General terms and conditions: battle of the forms, Vienna Convention and civil code.

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Nelle trattative commerciali capita di frequente che l’acquirente accetti la proposta allegando o richiamando le proprie condizioni generali, o che entrambe le parti accludano i propri formulari a ordini, conferme, fatture e documenti di consegna. Capire se, quando e con quali limiti quelle condizioni entrino nel contratto di vendita dipende dalla disciplina applicabile: codice civile o Convenzione di Vienna.

Il codice civile applica con rigore la mirror image rule e affida l’efficacia delle condizioni generali all’art. 1341 c.c.; la Convenzione ammette invece che un’accettazione con modifiche non sostanziali concluda il contratto (art. 19) e regola l’ingresso delle condizioni generali con le sole norme sulla formazione del contratto (artt. 14 e 18) e sull’interpretazione (artt. 7 e 8). Quando entrambe le parti richiamano i propri formulari, la battle of the forms si risolve con la last shot rule o con la knock-out rule, e la scelta tra le due resta discussa.

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To understand whether, when and to what extent the general terms and conditions apply to the sales relationship is the purpose of this article, in which an attempt will be made to outline the differences between the civil law and the Vienna Convention rules.

Nelle trattative commerciali è tutt’altro che infrequente che l’acquirente, mentre manifesta al venditore la propria volontà di accettare la proposta pervenutagli, includa nella sua dichiarazione condizioni aggiuntive o difformi rispetto a quelle utilizzate dalla controparte.

Talvolta succede che l’acquirente si limiti ad accettare la proposta, allegando all’interno della comunicazione le proprie condizioni generali di acquisto; talvolta le condizioni generali non sono neppure allegate alla conferma d’ordine, ma unicamente richiamate (ad esempio per mezzo di un link which links to a page on the site where they are uploaded). It still happens that both parties enclose their "general terms and conditions" to all the documentation they exchange in the course of negotiations for a particular sale, or even in the course of their much broader business relationship (in purchase orders, emails, invoices, website, delivery notes, delivery notes, etc.).

To understand whether, when and to what extent the General Terms and Conditions (GTC) apply to the sales relationship is the purpose of this article, in which an attempt will be made (as far as possible) to outline the differences between the civil law and the Vienna Convention (CISG).

With the aim of giving the article a systematic approach and hoping that this will make an issue that is certainly far from easy more understandable, we prefer to proceed by stepFirstly, analysing what happens if only one of the contracting parties has referred to its GTC at the stage of the conclusion of the contract, and then moving on to the more complex situation where both parties have referred to their GTC (so-called ".battle of the forms").

1. Proposta ed accettazione: art. 1326 c.c. e art. 19 CISG

Although the Vienna Convention does not contain a rule expressly regulating general terms and conditions, since its Part II (Art. 14-23) comprehensively regulates the "formation of the contract", it will be necessary to refer to the rules contained therein in order to understand what formal requirements the GTC are subject to.[1]

In particular, Art. 19(1) of the Convention provides that a reply to a contractual proposal purporting to be an acceptance, but which contains additions, limitations or other modifications, is to be considered as a rejection of the proposal and is therefore to be considered as a counter-proposal.

Da una prima lettura di tale previsione, sembrerebbe che anche la CISG adotti il principio recepito dall’ordinamento civilistico di cui al quinto comma dell’Article 1326 of the Civil Code, in forza del quale “an acceptance not in conformity with the proposal is equivalent to a new proposal".

In fact, the Civil Code very strictly accepts the so-called '.mirror image rule”, vale a dire la necessità di un rapporto di piena corrispondenza tra il contenuto della proposta e dell’accettazione, ritenendo addirittura necessario che l’incontro e la fusione di proposta e accettazione debba investire non solo le clausole principali, ma anche quelle accessorie. Si legge in giurisprudenza:

"In tema di accordo delle parti, l’ipotesi prevista dall’ultimo comma dell’Article 1326 of the Civil Code. also occurs when the changes requested at the time of acceptance are of secondary value; therefore, in progressive training contracts, nei quali l’accordo delle parti su tutte le clausole si raggiunge gradatamente, il momento di perfezionamento del negozio è di regola quello dell’accordo final on all main elements and accessoriesunless the parties intended to bind themselves in the agreements reached on individual points by reserving the regulation of secondary elements. "[2]

La CISG, on the other hand, knows an exemption to the "mirror image rule"contained in Art. 19(2). In particular, the response to an offer received, which has a different content, but non a tal punto da alterarne sostanzialmente i termini (c.d. immaterial modifications), constitutes an acceptance of the offer unless the offeror, without undue delay, contests such discrepancies either orally or by serving a notice to that effect on the other party.

But what are the immaterial modifications introduced by Article 19(2)?

International jurisprudence has considered not substantiale.g. a change in the acceptor favourable to the proposer[3] or for these irrelevant[4]an amendment to the packaging clause[5]an amendment to the clause on the time limit for reporting defects[6], un avviso che il prezzo avrebbe potuto subire fluttuazioni legate alle variazioni dei prezzi di mercato[7].

The third paragraph of the aforementioned Art. 19 comes to the interpreter's rescue, indicating the variations that instead are substantial and which therefore, if made in the answer, transform it into a rejection of the proposal, so that it necessarily becomes a counter-proposal. These are the modifications:

"the price, the payment, the quality and quantity of the goods, the place and time of delivery, the limits of one party's liability to the other or the settlement of disputes."

Arguably, the choice of having adopted a “mirror image rule” non rigida è dettata dall’esigenza di evitare che una delle parti, la quale, in presenza di mutate circostanze di fatto, intenda sottrarsi agli obblighi contrattualmente assunti, possa raggiungere questo risultato facendo rilevare una difformità non sostanziale tra proposta ed accettazione e, quindi, la mancata conclusione del contratto.[8]

Thus, in any hypothesis in which the adherent's general terms and conditions involve non-substantial modifications, the contract, in the absence of an objection on the part of the proposer, must be deemed to have been concluded and will be governed by the clauses contained in the acceptor's form (again, it should be noted that only the hypothesis in which it is only the adherent who has invoked the GTC and not both parties are being analysed at present).

Read also: General conditions of contract in national and international online sales. What if the Vienna Convention applies?

2. Quando si applicano le CGC al contratto: codice civile e CISG a confronto

Portando avanti il ragionamento, nel caso in cui le CGC dell’aderente contengano modifiche rilevanti rispetto alla proposta, l’applicazione della disciplina civilistica, rispetto a quella della Convenzione di Vienna, ha degli evidenti impatti pratici.

Infatti, qualora al rapporto si applichi solamente la disciplina civilistica, la problematica sarà (principalmente) risolta utilizzando gli strumenti forniti dall’art. 1341 c.c., che prevede, in grandissima sintesi, (comma 1) che le CGC sono efficaci nei confronti del soggetto che le ha ricevute, se erano da questi conosciute o conoscibili utilizzando l’ordinaria diligenza al momento della conclusione del contratto, ad esclusione (comma 2) delle clausole “vexatious" the validity of which is, however, subject to specific written acceptance by the recipient.

Circa le clausole non “vessatorie”, i limiti di applicabilità delle CGC imposti dall’ordinamento sono essenzialmente due:

• the reference to the time of the conclusion of the contract, the purpose of which is to exclude the effectiveness of general terms and conditions that the adherent has had the opportunity to become aware of at a time subsequent to the perfection of the contract (e.g. a text inserted in the invoice[9]);
• As for the criterion of ordinary care, this must refer to a concept of normalitywhich must be calibrated according to the type of economic transaction, it being however excluded that the adherent may be required to make a special effort or expertise in order to know the general terms and conditions used by the predisposing party.[10]

Qualora al rapporto si applichi la Convenzione di Vienna, verranno in soccorso, oltre al già menzionato art. 19, gli artt. 14 e 18, che disciplinano la “formazione del contratto”, così come gli artt. 7 e 8, che regolamentano invece i criteri interpretativi.

Indeed, according to much of the doctrine[11] and case law[12], in caso di applicazione della CISG al rapporto, le norme qui sopra richiamate sono le uniche che debbano essere adottate per comprendere a quali requisiti di forma le CGC devono sottostare, con conseguente inapplicabilità della disciplina di cui all’art. 1341 c.c.

Like già analizzato in un precedente articolo, l’art. 14 dispone che una proposta rivolta ad uno o più soggetti, per potere essere tale, deve essere sufficientemente precisa (sufficiently defined) and indicate its author's willingness to be bound.

Nell’applicare tale principio alle condizioni generali di vendita, la Corte di Cassazione tedesca ha affermato che in fase di formazione del contratto deve risultare:

• expresses the offeror's intention to incorporate the GTC into the offer;
• the text must have been transmitted or, in any event, made available to it prior to the conclusion of the contract.[13]

L’effettiva “reperibilità” delle CGC deve essere vagliata di volta in volta bilateralmente, nel senso che incombe anche sul ricevente, nella fase delle trattative, un obbligo di accertare e comprendere se al rapporto siano o meno applicabili le condizioni generali di vendita, utilizzando la diligenza della “reasonable person”, impostagli dall’art. 8(2).[14]

Sembrerebbe, quindi, che la Convenzione imponga un maggior grado di diligenza all’imprenditore nell’accertare e verificare da quali termini contrattuali il rapporto è regolamentato; questo è certamente in linea con lo spirito della Convenzione, pensata per disciplinare rapporti internazionali di vendita tra operatori del settore a cui è richiesto, necessariamente, un livello di competenza adeguato all’attività da loro prestata.

Parimenti alla normativa civilistica, essenziale è il momento in cui le CGC vengono messe a conoscenza del ricevente, motivo per cui la giurisprudenza ha considerato non potere fare parte del contratto delle CGC che siano state sottoposte al destinatario, una volta che il rapporto era stato già concluso, ossia tramite un richiamo delle stesse da ultimo all’interno della fattura di vendita.[15]

3. Accettazione implicita per fatti concludenti

Una volta appurato che le condizioni erano conosciute o conoscibili al ricevente, essendo la Convenzione connotata dal principio della libertà di forma (e di prova) ex art. 11, in mancanza di accettazione espressa, bisognerà comprendere se le stesse siano state accettate implicitamente, in conformità al combinato disposto dell’art. 18 (accettazione della proposta) e dell’art. 8.

Infatti, l’art. 18(1) dispone in primo luogo che “a statement or other conduct of the recipient indicating consent to an offer constitutes an acceptance."Furthermore, Art. 18(3) states that "the recipient of the offer può indicare che acconsente, compiendo un atto attinente, ad esempio, alla spedizione dei beni o al pagamento del prezzo."

Sul punto, ha disposto una corte statunitense che:

"in base alla CISG, l’accettazione non richiede una firma o una accettazione formale dell’offerta. […] Dall’istruttoria è emerso che al tempo STS aveva inviato i prezzi di vendita a Centrisys, includendo in allegato alla comunicazione le condizioni generali. Adottando il preventivo di vendita, Centrisys ha accettato la proposta contrattuale di vendita della centrifuga, comprese le condizioni generali di vendita.”[16]

It is thus inferred that if the GTC were known or knowable (using the diligence of the reasonable man di cui all’art. 8) da parte del ricevente e sono state da questi accettate per fatti concludenti, le stesse formeranno parte del contratto, a meno che le parti concordemente, ovvero gli usi e consuetudini applicabili al rapporto non subordinino la loro validità ad una forma poi non rispettata dalle parti.

4. Lingua delle CGC

Una brevissima digressione in tema di obblighi di diligenza del soggetto ricevente: si riscontrano degli orientamenti divergenti in merito alla validità di condizioni generali scritte in una lingua non conosciuta al ricevente; parte della giurisprudenza, infatti, ritiene che le CGC scritte in una lingua straniera siano comunque valide, proprio in forza degli obblighi di cui all’art. 8(2), dovendosi ritenere che un imprenditore o comunque un operatore internazionale, prima di firmare un contratto, sia tenuto a verificare quanto stia sottoscrivendo anche (banalmente) facendo fare una semplice traduzione.[17]

5. Battle of the forms: knock-out e last shot rules

At present, the scenario where only one of the two parties has sent its general terms and conditions has been analysed.

What happens, on the other hand, if one party sends a proposal to the other party, enclosing its own GTC, and the other party responds, albeit accepting the proposal, by enclosing its own GTC that differs from those received, and then both commence performance of the contract?

Considering that the parties have executed the contract, the need arises to understand from which clauses standard the relationship is regulated and two main approaches are used to do this: the last shot rule and the knock-out rule.

As an advocate of "last shot rule"it is deemed appropriate to refer to the most authoritative doctrine:

"if the general terms and conditions of the acceptor substantially alter the terms of the proposal, the contract cannot be considered to have been concluded, not even by excluding the conflicting general terms and conditions, as would be the case in part of the doctrine and case law which favour the so-called "Rechtsgültigkeitslösung" o "knock-out rule”. A nostro avviso, se viene data esecuzione al contratto, ciò deve considerarsi quale accettazione per atti concludenti da parte dell’(originario) proponente della controproposta dell’accettante – della quale fanno parte anche le condizioni generali che modificano in modo sostanziale la proposta originaria; in dottrina si è parlato in proposito di vigenza della c.d. “last shot rule'[18]

According to the different theory of 'knock-out rule"In the event that the parties have exchanged conflicting forms, the fact that the contract has been executed should be interpreted as the intention of the parties, not so much that they have not reached an understanding (otherwise the execution of the contract would not be explained), but rather that they have reached a consensus regardless of the conflicting clauses, which clauses must instead be removed from the contract.

The German Federal Court espoused this theory, justifying it on the basis of the criteria of good faith and fair dealing (Art. 7(1) CISG), stating that clauses contained within general terms and conditions become part of the agreement (only) if they do not conflict with each other.[19]

Sicuramente, tale teoria ha dei risvolti tutt’altro che di facile esecuzione e di difficile applicazione pratica, se si pensa al fatto che dovrà essere demandato al giudice il compito di ricostruire l’effettiva volontà delle parti ex art. 8, andando a cancellare le clausole sulle quali non vi sia stato un effettivo incontro della volontà tra i contraenti.

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Note

[1] Bortolotti F., “Manuale di diritto commerciale internazionale”, vol. II, L.E.G.O. Spa, 2010; Ferrari F., “Condizioni generali di contratto nei contratti di vendita internazionale di beni mobili”, in Obb. e Contr., 2007, 4, 308; Bonell M.J., «Le condizioni generali in uso nel commercio internazionale e la loro valutazione sul piano transnazionale», in «Le condizioni generali di contratto», a cura di Bianca M., Milano, 1981; Larry A. DiMatteo, International sales law. A global Challenge, Cambridge, 2014.

[2] Cass. Civ. 2003, no. 16016.

[3] Oberster Gerichtshof, Austria, 20.3.1997 (CLOUT n. 189; UNCITRAL Digest 2016, art. 19, par. 4).

[4] China International Economic & Trade Arbitration Commission (CIETAC), Cina, 10.6.2002 (UNCITRAL Digest 2016, art. 19, par. 4).

[5] Oberlandesgericht Hamm, Germany, 22.9.1997.

[6] Landgericht Baden-Baden, Germania, 14.8.1991 (CLOUT n. 50; UNCITRAL Digest 2016, art. 19, par. 5).

[7] Cour d’appel de Paris, Francia, 22.4.1992 (CLOUT n. 158; UNCITRAL Digest 2016, art. 19, par. 5).

[8] Bellelli, sub. art. 19, Vienna Convention on Contracts for the International Sale of Goods, commentary coordinated by Bianca, CEDAM, 1992.

[9] Cass. Civ. 1962, 2890.

[10] Bianca, Civil Law, The Contract, 1987.

[11] Bortolotti F., “Manuale di diritto commerciale internazionale”, vol. II, L.E.G.O. Spa, 2010; Ferrari F., “Condizioni generali di contratto nei contratti di vendita internazionale di beni mobili”, in Obb. e Contr., 2007, 4, 308; Bonell M.J., «Le condizioni generali in uso nel commercio internazionale e la loro valutazione sul piano transnazionale», in «Le condizioni generali di contratto», a cura di Bianca M., Milano, 1981.

[12] Trib. Rovereto 24.8.2006; Cass. Civ. 16.5.2007, no. 11226.

[13] Bundesgerichtshof, Germania, 31.10.2001 (CLOUT n. 445); sul punto anche Zeller, The CISG and the Battle of the Forms, in Di Matteo, op. cit.

[14] Zeller, The CISG and the Battle of the Forms, in Di Matteo, op. cit.

[15] Chateau des Charmes Wines Ltd. v. Sabaté USA, Sabaté S.A., U.S. Court of Appeals (9th Circuit), 5.5.2003 (CLOUT n. 576).

[16] Golden Valley Grape Juice and Wine, LLC v. Centrisys Corporation, U.S. District Court, Eastern District of California, 21.1.2010 (Unilex).

[17] MCC.Marble Ceramic Centre v. Ceramica Nuova D'Agostinoin the opposite direction, Oberlandesgericht Celle, Germania, 2.9.1998 (CLOUT n. 318).

[18] Ferrari, sub art. 19, Vendita internazionale di beni mobili, op. cit. in Mastromatteo, La Vendita internazionale, Giappichelli, 2013.

[19] Bundesgerichtshof, Germania, 9.1.2002 (UNCITRAL Digest 2016, art. 19, par. 6).